Les CMS ou gestionnaires de contenus sont désormais répandus dans pratiquement toutes les organisations et c'est souvent après coup que celles-ci réalisent les coûts cachés de l'achat, du maintien, de l'évolution, de la gestion et même de la séparation d'un CMS. Voici les coûts selon mon expérience.

Ce document a été écrit par Jean-Francois Renaud, Associés fondateurs de Adviso. Il a été publié originellement sur le site Benefice.net

Coût de la formation

C'est le plus sous-estimé et pourtant élevé des coûts. Pour qu'une implantation CMS soit couronnée de succès, celui-ci doit pouvoir être utilisé de façon décentralisée et ainsi permettre au plus de gens possibles de participer à la gestion du contenu du site.

Mais beaucoup de solutions CMS techniquement très évoluées ont de lourds problèmes de convivialité. Cela augmente la pente de la courbe d'apprentissage. Beaucoup de logiciels de gestion de contenus à code source ouverts renforcent également cette affirmation : Joomla, Drupal, Spip, Typo3 ou encore PHP-Nuke pour ne nommer que ceux-là sont des exemples de créations communautaires et offrent des plates-formes évoluées tout à fait gratuitement, mais ils nécessiteront beaucoup de travail en formation pour que l'objectif soit atteint.

Prévoyez donc plusieurs formations pour tous ceux qui participeront à la gestion du contenu avec des mises-à-jour régulières pour éviter de lourdes pertes de productivité et de grattage de tête devant son écran d'ordinateur.

Coût de la propriété

Un autre élément qui cause des maux de têtes aux dirigeants d'entreprises qui font l'acquisition d'un CMS. si une chose est claire lorsqu'on achète une voiture ou encore une maison, c'est si on en est propriétaire ou locataire. Rien n'est moins clair lors de l'acquisition d'un logiciel CMS. Plusieurs de mes clients se sont fait prendre (avant que nous les sensibilisions, évidemment...) en signant des contrats pour ce type de logiciel et ont tenté soit de changer de fournisseur, de refondre leur site ou simplement ils ont décidé de changer de fournisseur de CMS et réalisent que leur logiciel ne leur appartenait pas vraiment finalement.

Oh oui ils pouvaient publier du contenu sur leur nom de domaine, mais la licence du CMS n'est que louée et à partir du moment que l'on ne la paie plus, on se retrouve purement et simplement avec plus du tout de site. Parfois c'est lorsqu'on veut faire développer une fonctionnalité par un fournisseur tiers, parce qu'il a un talent particulier par exemple le CRM, et que le fournisseur du CMS affirme qu'on ne peut pas s'intégrer à on code parce qu'il est propriétaire...

Plusieurs fournisseurs offrent des solutions pour ce type de problème même si leur solution n'est pas à code source ouvert. D'autres non. Informez-vous sur la propriété de ce que vous achetez ! Les logiciels à code source ouvert représentent évidemment une avenue plus sûre à cet effet, mais comportent leur lot de désavantages également.

Coût de la mise à jour et de l'entretien

Le fameux dilemme propriétaire VS code source ouvert est omniprésent ici aussi. Oui les logiciels à code source ouvert sont moins chers à l'achat, mais ils peuvent être très frustrants lors de leur mise à jour. Règle générale : plus ils sont modifiés de leur version "tablette", plus la mise-à-jour sera fastidieuse. Et souvent ces mise-à-jour sont essentielles pour la sécurité de la plate-forme, elles ne sont donc pas un luxe.

Renseignez-vous sur la facilité de mise-à-jour avant de vous embarquer. Les logiciels propriétaires sont souvent plus facile à ce niveau, les fournisseurs incluent régulièrement les mises-à-jour et sont souvent moins propices aux failles de sécurité régulières. À vérifier quand même.

Coût de la flexibilité

La flexibilité dans le cadre du choix et de l'exploitation d'un logiciel CMS existe à plusieurs niveaux. Au point de vue présentation, simplement, en ce qui concerne la possiblité de "sortir du carcan" imposé par le logiciel de gestion de contenu pour le gabarit. C'est extrêmement important si on veut réellement pouvoir se distinguer avec son site. Ensuite, la flexibilité se traduit dans la gestion d'un contenu proprement, soit l'objet dans les catégories (menus) ou la gesito nde l'objet, un article par exemple. Est-ce qu'on peut y ajouter facilement une photo ? Est-ce qu'on peut créer un tableau simple sans une aide technique et du code html ? Est-ce que le WYSIWYG crée plus d'erreurs que de bon code ? Est-ce que je peux générer facilement une interface accessible ou mobile du site ? Est-ce que je peux générer des fils RSS pourmes différentes sections de contenus ?

J'ai vu des CMS extrêmement puissants tels Websphere qui prennent tellement de temps et coûtent tellement chers à personnaliser que leurs fonctionnalités n'en valent pas les contraintes imposées.

La flexibilité se traduit également dans les questions de propriété, d'automatisation, de formation, de personnalisation et de catégorisation.

Coût de la personnalisation

C'est un des coût les plus évident: tout site nécessite un certain niveau de personnalisation du gabarit offert par le CMS. Ces coûts sont les coûts réels de l'implantation d'un CMS. C'est souvent là que les CMS propriétaires représentent une meilleure valeur que les CMS à code source ouvert. Beaucoup moins dispendieux au premiers abords, ils deviennent souvent plus chers à personnaliser.

De plus il faut penser à des personnalisation techniques importantes comme les URL ou d'autres éléments. Voir l'Article de mon collègue à ce sujet, Référencement : Top 4 requis technique pour votre CMS.

C'est pour ça qu'il faut voir l'ensemble des coûts avant de prendre une décision avec un bon plan stratégique et technique.

Coût de l'automatisation

Un CMS sert non seulement à rédiger des contenus sans une aide technique, mais doit aussi appuyer le site avec des fonctions automatisées, tel le positionnement du contenu dans les différentes rubriques, la génération de tags ou l'archivage automatisé des contenus. Ceci peut contribuer à l'utilité du site, à son référencement ou encore à sa convivialité.

Il faut penser à un plan d'automatisation pour profiter au maximum de ce qui est permis.

Coût de la catégorisation

Finalement, la catégorisation permise par le CMS peut s'avérer une opportunité autant qu'une contrainte. Personnellement, je repousse presque du revers de la main les CMS qui n'offrent pas de tagging ou à tout le moins de la multi-catégorie. Ces technologies facilitent énormément l'automatisation et éliminent plusieurs contraintes d'architecture ou d'organisation de contenus.

Sans des technologies, votre site sera limité et les spécialistes en référencement ou en ergonomie pourront difficilement faire leur travail.

Un CMS est un outil vital dans les organisations d'aujourd'hui qui doivent gérer de plus en plus de contenus et d'informations. Faire un bon choix peut donc représenter un avantage stratégique indéniable. L'inverse est aussi vrai.