Quelques conseils

En rédigeant votre liste de critères, gardez ces directives présentes à l'esprit :

• Etudiez votre contenu

Conduire une étude sur la nature de l'information qui devra être publiée grâce au CMS. Les résultats de cette étude influenceront le choix de telle ou telle fonctionnalité.

Il est important de ne pas perdre de vue le contenu en choisissant le CMS.

• Faites la relation aux besoins dans votre secteur d'activité

Chaque critère doit être associé à un ou plusieurs besoins ou règles de gestion. Ceci vous permet d'identifier les critères minima / maxima et de les classer par ordre de priorité.

• Evitez les détails techniques

Assurez vous d'avoir spécifié vos besoins en tant qu'entreprise, pas les détails de l'implémentation. Les prestataires doivent être libres de proposer toutes les solutions ou technologies capables de satisfaire vos exigences.

• Soyez descriptif

Votre challenge consiste à faire comprendre vos besoins, en dépit de la multitude d'orientations et de spécialisations des divers prestataires. Eviter d'employer un jargon métier ou des termes spécialisés, et décrivez vos besoins avec force détails.

• Fournissez des exemples

Les examples ont le mérite de mettre vos besoins en situation de façon concrète. A employer autant que possible.

• Soyez le plus exhaustif possible

Il est préférable de déterminer le maximum d'exigences pour le choix du CMS. Celui-ci devra fonctionner à l'échelle de votre organisation durant de longues années : ne soyez pas surpris par la longueur de la liste des conditions.

Evaluations des solutions proposées

Une fois vos besoins et critères de sélections déterminés, ceux-ci doivent être employés pour choisir une solution parmi la longue liste de vendeurs et de solutions proposées.

Un certain nombre d'approches qui peuvent se révéler utiles:

• Solution sur mesure

Les prestataires doivent être priés de fournir des descriptions détaillées des solutions qu'ils proposent pour répondre à vos besoins. Ces réponses peuvent être recueillies par une multitude de moyens, mais le plus commun est l'appel d'offre formel. L'utilisation de cette approche garanti que les prestataires sont responsables de toutes les promesses ou engagements qu'ils font concernant leur CMS.

• Démonstrations

Vous devez vous assurer que les démonstrations des vendeurs soient plus qu'un simple lancement de leurs ventes.

Pour être dignes d'intérêts, elles doivent prouver l'adéquation de la solution proposée à vos besoins.

La meilleure façon de réaliser cet objectif est de développer des scénarios que vous demanderez au démonstrateur d'exécuter devant vos yeux.

Ceux-ci décriront les tâches communes ou importantes qui seront exécutées en employant le CMS.

• Notation des solutions proposées

Quelque soit le processus d'évaluation suivi, vous devrez finalement choisir une solution qui vous mène au succès.

Pour faire cela d'une façon impartiale, créez un système de « scoring ». Déterminez en les tenants et les aboutissants avant d'entrer en contact avec les prestataires puis incorporer les résultats des offres ou démonstrations étudiées.

L'utilisation d'un système de buts formels vous prémuni contre l'accusation d'impartialité entre les prestataires.

Conclusion

Retenir un système de gestion de contenu d'entreprise est souvent un exercice délicat d'engagement de dépenses faramineuses. Il est donc primordial que la solution choisie satisfasse vos besoins actuels et à venir.

La tache la plus importante consiste à identifier les avantages et gains escomptés par l'adoption d'un CMS.


Ce processus doit impliquer toutes les personnes concernée. Une fois en possession d'une liste de besoins, d'exigences de vos utilisateurs quand aux fonctionnalités du futur CMS, vous serez en mesure d'étudier les solutions proposées par les moults sociétés se prétendant spécialistes en Knowledge Management ou en Systèmes de gestion de contenu. Les dépenses occasionnées et les ressources mobilisées durant cette phase préliminaire sont compensées par une réduction dragstique des risques inhérents à l'achat d'un CMS..


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